Actif, Monsieur le Maire peut valider les documents municipaux à distance
Paris, 5 juillet 2012 – « C’est impressionnant la quantité de papier que l’on peut brasser à longueur de journée dans une Mairie » constate Monsieur le Maire de Cormeray, M. Joël PASQUET, informaticien dans la vie civile. Fort de ce constat et profitant de la remise en état de la Mairie qui doit se conformer aux normes d’accessibilité des bâtiments municipaux à l’horizon 2015, il a décidé de câbler la nouvelle installation et de passer à la dématérialisation avec la société ELO Digital Office, éditeur de logiciels de gestion électronique de documents et de gestion de contenus, par l’intermédiaire de la société DMS, partenaire ELO.
« Notre choix s’est porté sur ELO car nous l’avons trouvé plus accessible pour des personnels de Mairie. Son ergonomie a penché dans la balance, les autres solutions nous paraissant plus compliquées. Une visite à la Mairie de Huisseau-sur-Cosson, commune du Loir et Cher également, déjà équipée d’ELO et très satisfaite du résultat, a conforté notre décision» explique le Maire de cette commune de 1500 habitants.
Les documents maintes fois manipulés par la secrétaire de mairie, le maire ou ses adjoints sont numérisés, et enregistrés une fois pour toute dans l’outil de GED ELOprofessionnal. C’est la fin des aller-retour dans les réserves pour retrouver des documents et un gain de temps incommensurable, sans parler des effets de détérioration liés aux prises en main répétées. Les courriers entrants et sortants, les emails, l’urbanisme, la comptabilité et la gestion du cimetière sont désormais archivés dans l’outil de GED, viendront ensuite les dossiers du personnel.
De plus, grâce au workflow organisant la transmission des documents aux personnes concernées pour lecture, classement, ou approbation, le Maire peut apporter sa signature à distance en quelques clics, depuis son domicile ou son lieu de travail, pour encore plus d’efficacité.
Le travail de cette petite mairie où les élus sont également des actifs en est grandement facilité.
L’usage du papier a été grandement diminué suite à cette première phase du projet mais Monsieur le Maire voit plus loin.
Egalement confronté à une hausse croissante du nombre de circulaires à afficher, et les murs de la Mairie offrant un espace limité arrivant à saturation, le Maire de Cormeray a également décidé de rendre les nouveaux arrêtés et décrets disponibles au public grâce à une borne interactive, pilotée par ELO.
A terme, la GED ELO devrait également alimenter un panneau d’affichage qui sera installé sur la place du village pour informer les administrés de l’actualité de la commune.
Contact ELO en France : Jérôme André – j.andre@elo.com
A propos d’ELO Digital Office GmbH
ELO (www.elo.com), éditeur de logiciels international, édite depuis 1996 tout un ensemble de produits de gestion électronique de documents et de gestion de contenus.
250 000 entreprises utilisent les solutions ELO à travers le monde et 600 000 postes de travail sont équipés, grâce au réseau de partenaires ELO. Le plus petit client utilise ELO Office sur un poste. Le plus gros client utilise ELO Enterprise sur 15 000 postes.
Des entreprises prestigieuses comme EADS, LUFTHANSA, LECLERC, ALSTOM, SAINT LOUIS, PERNOD RICARD, … font confiance à ELO.
A propos de DMS
Créée en 1997, Document Média Système est une société de services informatiques spécialiste des enjeux liés au traitement du document.
Grâce à son expertise des métiers du document, DMS s’adresse aux grandes entreprises tout comme aux PME, administrations et collectivités territoriales.
Depuis 2007 DMS a constitué une équipe dédiée à l’activité GED, forte de 10 personnes expérimentées qui interviennent à chaque étape des projets de GED : audit, recommandations, accompagnement à la mise en place de la solution, formation, support.
Distributeur historique de la solution ELO en France, DMS compte près de 200 clients équipés de la solution ELO. Nous pouvons citer quelques références : le Centre National de la Fonction Publique Territoriale de Lyon, le CDG de l’Isère, Happychic (Enseignes Jules, Brice, Bizbee), La Grande Loge de France, de nombreuses mairies (Huisseau sur Cosson, Cormeray, Pradines, Lauzerte, Saint Jean de Vedas…), CIS BIO, Inventix, Leguromat, MTP, RCA, de nombreux magasins Leclerc…
Chaque problématique documentaire est différente, la réussite des projets de D.M.S réside dans l’écoute de ses clients et partenaires et la flexibilité de la solution ELO.
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