98% des fournisseurs sont reconnus automatiquement.
ELO Digital Office, éditeur de logiciels de gestion électronique de documents et de gestion de contenus, annonce que l’industriel vendéen Pubert, premier producteur mondial de motobineuses, a choisi ses solutions ELO DocXtractor et ELOprofessional pour dématérialiser le traitement de ses factures d’achat, les archiver dans la GED ELO et les intégrer à l’ERP CEGID PMI.
Décidé à accélérer l’enregistrement de ses 20 000 factures annuelles, l’industriel Pubert a fait confiance à son partenaire de longue date, Mercuria, et aux logiciels ELO, pour intégrer la totalité de la chaîne de traitement des factures et les rendre disponibles avec leurs documents annexes (dédouanement par exemple) à l’ensemble des utilisateurs autorisés.
« Avant, nous rentrions les prix et les quantités manuellement dans l’ERP CEGID PMI, et ce, sur chacun de nos trois sites de Vendée, du Jura et du Gard. » explique Arnaud Rivière, Directeur Administratif et financier chez Pubert. « Les factures étaient parfois échangées par email pour être validées, mais cela pouvait engendrer des retards de paiement, le temps qu’elles soient traitées. Nous voulions un outil facile à utiliser par tous et nous l’avons trouvé : en 20 minutes, nos utilisateurs se sont appropriés ELOprofessional.»
La société Pubert souhaitait une solution capable d’extraire les lignes de factures et de les rapprocher avec les lignes de réception. L’objectif était d’identifier et traiter les écarts avant d’envoyer les factures dans l’ERP CEGID PMI (Génération des écritures comptables, mise à jour des stocks et des prix facturés).
En quelques mois, Mercuria a analysé le besoin et mis en place la solution ELO DocXtractor pour la dématérialisation des factures, reliée à ELOprofessional pour la validation, l’archivage et l’export vers CEGID PMI.
« Nous intégrons la base des commandes dans DocXtractor pour que l’identification des numéros de bons de commandes sur les factures se fasse plus facilement. » détaille Olivier Brunelle, Responsable du service Consulting GED & Reporting chez Mercuria.
« Si des frais de port ou d’emballage sont à ajouter, un champ d’imputation est prévu dans ELO DocXtractor. Les factures dématérialisées sont ensuite enregistrées dans ELOprofessionnal pour être traitées par les valideurs. Un écran leur permet d’arbitrer les écarts, grâce à 3 boutons : ‘validation’, ‘attente’, ‘mise en litige’. En cas de litige, chaque acheteur assure la résolution de celui-ci dans la GED ELO ».
«98% des fournisseurs sont reconnus automatiquement, grâce au numéro de TVA ou de SIRET. » ajoute Arnaud Rivière. Pour les factures avec commande, ELO identifie les N° de commande et bons de livraison ainsi que les détail des lignes facturées.
Les résultats ont dépassé les espérances de Mercuria qui réalisait son premier projet de rapprochement ligne à ligne. Parmi les facteurs de succès, Mercuria souligne la dynamique de la Direction Financière qui était moteur sur ce projet, celle-ci lui renvoie le compliment en félicitant la compétence des équipes de Mercuria sur les interfaces avec les logiciels comptables et toutes deux reconnaissent que l’intégration complète d’ELO avec l’ERP CEGID PMI était un plus.
Pubert constate des gains de temps au-delà de ses attentes, qui permettent aux employés de se consacrer à des tâches plus valorisantes. L’industriel apprécie le confort de validation et l’autonomie des utilisateurs qui peuvent désormais rechercher eux-mêmes les factures et les envoyer par e-mail aux fournisseurs s’ils ont des questions.
Grandement séduit par la facilité d’utilisation de l’outil, dans une simple interface web, Pubert a également déployé ELO pour l’administration des Ventes, afin d’archiver et de conserver l’ensemble des commandes et correspondances des clients du monde entier. Ce complément de projet a été mis en place en une journée par Mercuria.
D’autres utilisations sont envisagées.
A propos de Pubert
Fabricant français (Chantonnay, Vendée) depuis 1840, leader dans la conception et la fabrication de machines pour l’entretien des sols et jardins, Pubert est le premier producteur mondial de motobineuses.
http://www.pubert.fr/
A propos de Mercuria
Mercuria distribue et intègre des logiciels de gestion à l’attention des directions financières et comptable. Elle propose des solutions qui répondent avec précision aux exigences et utilisations particulières de ses clients.
Présente dans le Grand Ouest depuis 1999, Mercuria sélectionne très rigoureusement ses éditeurs partenaires. Par ailleurs, pour garantir une bonne connaissance client et cerner aux mieux leurs attentes, les consultants Mercuria, spécialisés par métiers, ont tous obtenu le plus haut niveau de certification des éditeurs.
Enfin, Mercuria a compris l’importance du service. Ses équipes sont rompues aux mises en œuvre opérationnelles, simples et rapides. En 2014, Mercuria a réalisé un chiffre d’affaires de 3,8M€ et emploie 35 salariés.
A propos de la société ELO Digital Office GmbH
ELO Digital Office développe et distribue des solutions logicielles de gestion documentaire, d’archivage numérique et de gestion des processus. Ainsi, ELO couvre la totalité de l’éventail de l’Enterprise Content Management. La gamme de produit se compose de trois lignes : ELOoffice (solution d’entrée pour les petites entreprises et les indépendants), ELOprofessional (solution modulaire client/serveur pour les moyennes entreprises) et ELOenterprise (le produit-phare pouvant être mis en place dans les grandes entreprises et les groupes). Ces trois logiciels sont parfaitement compatibles. En 1998, ELO Digital Office a été détaché du groupe Louis Leitz pour devenir une unité autonome. Les directeurs sont Karl Heinz Mosbach et Matthias Thiele. ELO, dont le siège est à Stuttgart, compte 480 collaborateurs. Les succursales se trouvent en Europe, en Asie, en Australie et en Amérique du Sud. Grâce au réseau de partenaires système, plus de 600 000 postes de travail sont équipés avec ELO. L’entreprise entretient également de nombreux partenariats stratégiques avec des fabricants de matériel informatique et de logiciels.
Information complémentaires: www.elo.com.
