Un webinar, mot anglais, désigne des réunions virtuelles et c’est un moyen de communication pour les PME. Il peut servir à former des salariés à distance, à promouvoir un produit ou toucher de nouveaux prospects entre autres. Pour ce séminaire web, les interlocuteurs ont juste à remplir un formulaire en ligne. Le webinar est quand à lui accessible environ une demi-heure avant, via un lien. Un thème bien défini et un contenu éducatif génèrent une audience ciblée. Pour l’entreprise, il s’agit d’une valeur ajoutée importante à communiquer aux clients potentiels. Il faut se fixer un objectif et suivre les inscriptions. Aussi, un blog promu sur les réseaux sociaux optimise le nombre de participants. Bien souvent, le nombre espéré est en dessous, faire des campagnes et mettre en avant le contenu sont des actions indispensables. Un budget doit être consacré aux médias et Google Adwords permet un bon positionnement grâce aux mots clés ciblés. Plusieurs organisateurs sollicitent leurs propres connaissances et utilisent tous les mêmes logiciels et manières de présentation. Choisir les bons outils est un élément essentiel, Google Hangout est gratuit et de plus un agenda vous est proposé. Mais lors d’un trop grand nombre de participants, les sites payants suivants sont préférables. GoTowebinar ou WebinarJam sont très usités. Contacter un invité populaire ou un partenaire est une bonne stratégie. C’est l’occasion d’avoir des points de vue différents et d’augmenter la notoriété de chacun. Pour un webinar, une date et un horaire sont fixés souvent un jour en semaine et en début d’après-midi, en fonction de la cible. Des appels, sms, mailing et relances sont un point important à ne pas négliger pour éviter des absences et des contretemps. Les visuels doivent être de qualité et les textes pertinents. Un investissement pour du matériel comme un micro, est nécessaire pour garantir un son excellent. Entre intervenants et participants, le rôle et le temps de parole sont à bien définir. En matière de vente, plus un webinar est vivant, plus les participants deviennent des clients. De même à la fin d’une visioconférence, les nouveaux employés doivent être capables de reproduire les instructions données. La configuration du service utilisé pour le webinar est à prévoir avant le jour de l’évènement. Pour organiser un webinar sans failles, il faut parer à toutes éventualités. Un moyen de communication externe entre organisateurs est primordial. Pour tout ce qui est technique, un assistant doit être présent pour résoudre le moindre problème.
