Note de frais : on sait tricher mais on ne le fait (presque) pas…

Comme chaque année, l’étude 2012 réalisée par KDS – en partenariat avec DeplacementsPros.com et EPSA – porte un regard différent sur la gestion quotidienne des notes de frais. Une observation détaillée réalisée en Europe qui permet de comprendre les mécanismes utilisés par les voyageurs d’affaires pour se faire rembourser les petites (et parfois grosses) dépenses engagées à l’occasion de leurs déplacements professionnels.

Premier constat, les voyageurs d’affaires ne fraudent pas au sens le plus négatif du mot. Ils adaptent leurs frais de déplacement aux dépenses engagées voire anticipent celles à venir. L’étude réalisée de décembre 2011 à Janvier 2012, permet de mieux comprendre comment la note de frais est un enjeu majeur pour celles et ceux qui doivent faire une gestion de frais personnelle pour s’acquitter des dépenses complémentaires d’un déplacement professionnel.

« Il faut comprendre qu’engager une dépense pour l’entreprise est toujours vécu comme une source d’angoisse pour le voyageur »,

commente Alain Joyet, sociologue d’entreprise, « C’est ce qui explique qu’apparait, dans cette étude, le besoin du voyageur d’anticiper des dépenses ou de les optimiser en raison d’un taux de change fluctuant ».

De fait, sur les 133 réponses obtenues (dont 93 en France), on se rend compte que c’est dans les entreprises de plus de 5000 personnes (qui pèsent 36,8% des personnes interrogées)  qu’une gestion des frais « plus fantaisiste » est constatée même si, a priori, les règles imposées sont plus drastiques. Mais que nous apprend le sondage ? Que les voyageurs sont vertueux car 78,6 % avouent ne jamais avoir triché avec les notes de frais. « Si on analyse l’ensemble des réponses, on ne peut pas dire que les autres 21,4 % sont pour autant des tricheurs », explique Alain Joyet, « Il s’agit le plus souvent pour eux de se faire rembourser des notes de frais qu’ils ont perdu ou dont le montant, trop faible, n’a pas fait l’objet d’une demande. On assiste plutôt à une compensation qu’à une simple volonté de tricherie ».

Il est vrai que la lecture de l’étude est instructive. A la question : « Pour quelle raison principale n’avez-vous pas déclaré vos frais de déplacement ou n’avez-vous pas été remboursé en totalité ? », ils sont 56,3 % à affirmer que les montants étaient trop faibles, insignifiants, sans doute moins d’une dizaine d’euros. Mais à la même question, 31% avouent qu’ils ont perdu le justificatif. On comprend mieux la fraude. Autre point intéressant, lorsque l’on demande : « Quel est le délai moyen de remboursement de frais dans votre entreprise ? » on se rend compte, qu’avec la crise, les délais de remboursement des notes de frais raccourcissent. 38,4 % des voyageurs interrogés sont remboursés dans un délai de 15 à 30 jours, même si 2,7% attendent plus d’un mois avant de récupérer leurs avances.

« L’argent conduit à une relation très complexe entre l’entreprise et le voyageur », souligne Alain Joyet, « On ne veut pas avancer des fonds pour une structure a priori plus riche que le budget personnel de chacun. Cette relation est complexe car elle conduit à des exigences et des règles de gestion des frais qui demandent beaucoup de diplomatie de la part de la direction financière et du salarié ».

Parmi les autres résultats de l’étude, il est intéressant de noter que le montant moyen des notes de frais est en baisse en 2011 même si elle demeure à un niveau relativement élevé, entre 150 et 300 €, pour plus d’un quart des collaborateurs (25,8 %). Ils sont 16,5 % à devancer moins de 150 € par mois mais 17,5% à se situer entre 1000 et 2000 euros !

Autre enseignement, la numérisation de la note de frais fait gagner du temps à tout le monde : 43,1 % des collaborateurs mettent moins de 15 minutes pour la réaliser.   2,8% sont plus laborieux et certaines gestions de frais demandent plus de deux heures. « Encore une fois, on parle d’argent », remarque Alain Joyet, « C’est sérieux et cela ne souffre d’aucun compromis.  La moindre erreur représente une possible perte financière pour le voyageur. On voit bien là que la tendance à arranger la note de frais n’est pas le fait de voleurs mais de voyageurs soucieux de ne pas en être de leur poche ». Bien sûr, il y a d’autres raisons qui pourraient conduire à la triche : « Pas moins de 37,6 % des personnes interrogées disent que la triche vient en dédommagement d’un système mal paramétré (remboursement de frais, forfait ne couvrant pas tous les frais de deplacement…) », constate Alain Joyet, « Voilà qui conforte bien l’idée que le voyageur n’est pas malhonnête mais qu’il ne veut pas non plus subventionner son entreprise sur ses propres deniers.

On oublie trop souvent que voyageur d’affaires n’est pas un métier, mais la conséquence du métier que l’on fait et pour lequel le collaborateur est payé ».

Globalement, la nouvelle est plutôt rassurante tant pour les entreprises que pour les voyageurs. Les relations sont saines et claires. Mais à l’évidence, il faut encore simplifier la note de frais, se doter des outils de gestion de déplacement (logiciel de frais…) adaptés et donner plus de transparence aux règles de remboursement des notes de frais.

Pour KDS, l’étude conforte le besoin des utilisateurs de disposer d’outils de gestion des frais rapides et efficaces pour la gestion des notes de frais.

Les principaux chiffres à retenir de l’étude

–  68,8 % des voyageurs font valider une fois par mois les dépenses engagées pendant les déplacements professionnels

–  31,78 % des voyageurs qui perdent un justificatif font une simple déclaration sur l’honneur mais 5,5% fabriquent un justificatif

–  58,9 % des personnes interrogées ont leurs dépenses de communication prises en charge par l’entreprise mais 25,2 % déclarent que leur entreprise les prend en charge seulement si elles sont justifiées

–  31% des dépenses non remboursées aux voyageurs sont liées à la perte de justificatifs

–  40,5% ne se « souviennent plus » du montant de la fraude réalisée sur leur note de frais mais 24,3 % parlent de 5 à 10 euros seulement

–  60,5 % des sondés savent parfaitement comment tricher s’ils devaient le faire

–  68,3% sont persuadés que ce serait sur les dépenses kilométriques qu’il serait facile de tricher pour augmenter sa note de frais. 65% imaginent qu’il serait plus simple de le faire avec les notes de restaurants.

–  41,7 % disent que pour tricher ils imaginent la production de faux justificatifs avec ou sans la complicité du commerçant

–  59,3% se disent énervés d’avoir à calculer eux-mêmes la TVA sur notes de frais mais 46,3 % sont également lassés d’avoir à obtenir systématiquement l’approbation d’un supérieur