Les factures électroniques ne sont rien de nouveau. Elles existent depuis près de dix ans, et pourtant leur usage tarde à se généraliser, les usagers potentiels restant très hésitants. Ce n’est pas étonnant si l’on considère que l’établissement et l’envoi de factures électroniques étaient jusqu’ici des opérations techniquement exigeantes, ce qui excluait de nombreuses entreprises à faible volume de facturation ou dotées d’une infrastructure moins performante. Le PDF Invoicing a radicalement modifié la donne.
Aujourd’hui, la facturation électronique est possible avec pour tout équipement technique un ordinateur avec accès Internet et un logiciel capable de créer des factures en format PDF. Une telle infrastructure est accessible pratiquement dans le monde entier et n’entraîne aucun surcoût.
Comment ça marche
Au lieu d’imprimer la facture et de l’envoyer au client par la poste, le fournisseur convertit la facture en un document PDF qu’il enregistre sur son ordinateur. Il se connecte ensuite à www.invoiceplatform.com avec son nom d’utilisateur et son mot de passe, puis sélectionne le destinataire et peut alors lui transmettre simultanément un ou plusieurs documents PDF. Il s’écoule moins de 60 secondes entre la création de la facture PDF par l’émetteur et sa réception par le destinataire! Mettre sous pli une facture papier prend plus de temps, sans parler de la durée d’acheminement d’un envoi postal.
Tous les intervenants y gagnent
Les avantages sont évidents: la transmission par Internet supprime totalement les frais d’impression et de port et réduit le temps d’acheminement à zéro. Comme le système se contente d’une infrastructure standard peu coûteuse et disponible partout, nul besoin d’investir dans du matériel, des logiciels, des licences ou des formations.
Le PDF Invoicing permet à toute entreprise, aussi petite soit-elle, d’entrer à bon compte dans l’univers de la facturation électronique même avec un équipement technique des plus modestes.
Le pionnier du PDF Invoicing en Suisse est le voyagiste Kuoni. Depuis le printemps 2009, les factures de nombreux fournisseurs du monde entier (USA, Mexique, Turquie et autres pays) lui parviennent sous forme de PDF Invoices. Le groupe d’utilisateurs connaît une croissance rapide. Fin 2009, plus de mille fournisseurs de tous les continents avaient déjà transmis à Kuoni des dizaines de milliers de factures PDF par la voie électronique. Markus Freund, CFO chez Kuoni Suisse, a vu ses attentes surpassées: «Je n’aurais jamais cru que nos fournisseurs, dispersés partout dans le monde, embarqueraient si vite dans le PDF Invoicing».
Le PDF Invoicing apporte aussi d’immenses avantages au destinataire. Aucun fournisseur, aussi petit soit-il, n’a plus à se priver de cette option pour des raisons d’infrastructure ou de coût. Les factures PDF peuvent être intégrées sans problème dans des workflows créditeur et l’archivage des factures PDF peut se faire très simplement et avantageusement avec un minimum d’efforts.
www.invoiceplatform.com de RR Donnelley assure le téléchargement structuré des fichiers factures vers le portail Web ainsi que leur signature numérique. L’envoi direct de factures PDF par e-mail au client destinataire ne serait pas conforme à la loi suisse.
Le PDF Invoicing se révèle particulièrement puissant dans les moyennes et grandes entreprises qui commandent des produits et des services à un très grand nombre de petits fournisseurs. Ceux-ci n’ont typiquement pas l’infrastructure technique nécessaire pour créer et transmettre des factures au format EDIFACT ou XML, par exemple, et peuvent donc tirer bénéfice de la simplicité du PDF Invoicing.
RR Donnelley
RR Donnelley Suisse est une entreprise spécialisée dans le traitement électronique des factures et la gestion de documents; elle est présente à Zurich-Urdorf et à Genève-Carouge. Le groupe est actif dans plus de 60 pays, où il emploie 60’000 collaborateurs. Il est coté au NYSE sous le symbole RRD.
Votre contact en suisse romande :
Michel Baumann, michel.baumann@rrdonnelley.ch, Tél. +41 79 410 23 73
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